Privacystatement Brainnet Groep

Per 25 mei 2018

Onze visie op privacy

Brainnet Groep helpt organisaties bij het zoeken, vinden en selecteren van externe professionals, richt inhuurprocessen in en managet en beheert contracten. De externe professionals noemen wij ook wel ‘deskundigen’. Wij geloven in een transparante arbeidsmarkt. En wij geloven in een transparant privacybeleid. Voor ons is de privacy van onze deskundigen, contactpersonen bij leveranciers en klanten, sollicitanten, door Brainnet ingehuurde arbeidskrachten en andere relaties belangrijk. Binnen Brainnet wegen we alle belangen af en uw recht op privacy telt zwaar mee. Wij leggen u in dit privacystatement uit hoe wij uw privacy beschermen en hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

Brainnet Groep, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 53836073, en de aan haar gelieerde vennootschappen, waaronder Brainnet B.V., Infraflex B.V. h.o.d.n. Myflex, Flexbrain Detachering B.V., Flexbrain Detachering Publieke Sector B.V. en Flexbrain Detachering Bouw & Infra B.V.(hierna tezamen: “Brainnet”), verwerken persoonsgegevens. Wilt u weten welke vennootschap van Brainnet verantwoordelijk is voor de verwerking van uw gegevens? Neem dan contact met ons op, dan zullen wij u daarover informeren.

Wat zijn persoonsgegevens en wanneer worden deze verwerkt?

Een persoonsgegeven is ieder gegeven aan de hand waarvan een persoon kan worden geïdentificeerd. Bent u ZZP’er? Dan wordt u gezien als persoon en gaat het ook om gegevens die direct of indirect iets over u vertellen. U deelt al persoonsgegevens met ons als u contact met ons heeft. Bijvoorbeeld uw naam, telefoonnummer of e-mailadres.

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld gegevens over uw gezondheid, strafrechtelijk verleden, godsdienstige of filosofische overtuiging, lidmaatschap van een vakbond, seksuele geaardheid of gegevens omtrent ras of etnische afkomst. In principe verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening en dit moet op basis van de wet. Dit gebeurt uitsluitend met uw toestemming of als u ons dat zelf vraagt.

Alles wat met uw persoonsgegevens kan worden gedaan, bijvoorbeeld het verzamelen, opslaan, gebruiken, doorgeven of verwijderen van uw gegevens, noemt men het ‘verwerken’ van persoonsgegevens.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld persoonsgegevens van:

  • deskundigen;
  • personen die verbonden zijn aan de leveranciers;
  • personen die verbonden zijn aan de klanten;
  • personen die interesse tonen in onze diensten;
  • personen die verbonden zijn aan een ander bedrijf of een andere organisatie waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Hoe komen we aan uw persoonsgegevens?

We ontvangen uw gegevens omdat u deze zelf aan ons geeft, bijvoorbeeld wanneer u een overeenkomst met ons sluit of gebruikmaakt van onze dienstverlening. We kunnen uw gegevens ook ontvangen van derden. Bijvoorbeeld van leveranciers of andere partijen waar we mee samenwerken. Met onze leveranciers hebben wij afgesproken dat zij u bij het doorgeven van uw gegevens op dit privacystatement zullen wijzen.

Voor welke doeleinden en op welke grond verwerken wij persoonsgegevens?

Brainnet kan haar werkzaamheden alleen goed uitvoeren als we u goed kennen. Daarom vragen we naar uw persoonsgegevens en verwerken we die ook. Brainnet deelt haar werkzaamheden in verschillende hoofddiensten in. Hieronder zullen wij per hoofddienst toelichten welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welk doel en op welke grond.

Recruitment

Wij zoeken voor onze klanten geschikte deskundigen om tijdelijke werkzaamheden voor de klant uit te voeren. Deze deskundigen komen op verschillende manieren bij Brainnet terecht. In de eerste plaats kan een deskundige zichzelf bij Brainnet melden. Deze deskundige krijgt dan toegang tot een portal. In dit portal staan de opdrachten voor de klanten van Brainnet opgenomen. In de tweede plaats kan een deskundige via een leverancier van Brainnet bij ons worden aangedragen. Brainnet verwerkt in deze beide situaties persoonsgegevens van deze deskundige. Wij verwerken deze persoonsgegevens voor onze wervings- en selectiewerkzaamheden en om de inzetbaarheid van de deskundige te kunnen bepalen. Het verwerken van deze persoonsgegevens is noodzakelijk om contact met de deskundige op te kunnen nemen, te onderzoeken of de deskundige op een opdracht van een klant kan worden ingezet, om met (de leverancier van) deze deskundige een overeenkomst van opdracht te kunnen sluiten, maar ook om een overeenkomst van opdracht met een klant te kunnen sluiten ter zake de inzetbaarheid van de deskundige. Brainnet heeft een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van de persoonsgegevens van de deskundige, omdat zij daardoor de juiste deskundige kan selecteren voor de opdracht.

De persoonsgegevens van een deskundige die wij voor onze hoofddienst recruitment verwerken, zijn bijvoorbeeld naam en adresgegevens, geboortedatum en geboorteplaats, e-mailadres, telefoonnummer, curriculum vitae (cv), opleidingsgegevens (zoals het hoogst behaalde diploma) en andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid voor een bepaalde functie, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften. Indien u toegang wenst te verkrijgen tot ons portal, verwerken wij voorts uw IP-adres. Voor het vastleggen van dit IP-adres vragen wij uw toestemming.

Pre-employment screening

Brainnet voert voor haar klanten regelmatig pre-employment screenings uit. Screening is altijd maatwerk en is afhankelijk van de eisen die de klant stelt. Wij komen het uitvoeren van een pre-employment screening alleen met onze klanten overeen wanneer wij zijn nagegaan of de klant een gerechtvaardigd belang heeft bij het uitvoeren van deze screening dat zwaarder weegt dan de (privacy)rechten van de deskundige. Wij verwerken in dat geval persoonsgegevens van de deskundige om zijn geschiktheid en integriteit met betrekking tot een specifieke functie te kunnen beoordelen. De specifieke aard van een functie kan meebrengen dat een (zware) pre-employment screening noodzakelijk is. Voor bepaalde functies, in bijvoorbeeld de financiële sector, is screening zelfs wettelijk verplicht.

Wij verwerken bij een pre-employment screening in elk geval de naam en adresgegevens van de deskundige die wij screenen. Daarnaast verwerken wij onder meer de geboortedatum en geboorteplaats, een e-mailadres, telefoonnummer, recent curriculum vitae (cv), opleidingsgegevens en andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid de deskundige.

Afhankelijk van de omvang van de pre-employment screening verwerken wij daarnaast bijvoorbeeld informatie van (ex-)werkgevers en/of opdrachtgevers, gegevens over het arbeidsverleden van de deskundige (bijvoorbeeld gegevens met betrekking tot schorsing en ontslag), een Verklaring Omtrent het Gedrag (“VOG”) of een Verklaring van Geen Bezwaar (“VGB”) en een overzicht van de uitgeoefende nevenfuncties.

Contractmanagement

Als Brainnet een overeenkomst van opdracht met een (leverancier van een) deskundige of een klant sluit, dan is het noodzakelijk om persoonsgegevens van de deskundige te verwerken. Deze persoonsgegevens zijn nodig om de overeenkomst te onderhouden en na te komen. Wij zijn daarnaast wettelijk verplicht om de identiteit van een deskundige vast te stellen wanneer deze op een opdracht wordt ingezet. Verder heeft Brainnet bepaalde verplichtingen die volgen uit de Wet Ketenaansprakelijkheid. Op grond van deze wettelijke verplichtingen moeten wij ook bepaalde (financiële en fiscale) gegevens van een deskundige in onze administratie opnemen.

De persoonsgegevens die wij in het kader van contractmanagement van de deskundige verwerken zijn onder meer naam en adresgegevens, nationaliteit, geslacht en een BSN en/of ID-nummer.

Inkoopadministratie/salarisverwerking en facturatie

Van externe professionals die bij Brainnet in loondienst werkzaam zijn, verwerken wij salarisgegevens. Leveranciers van Brainnet kunnen een factuur aan ons sturen voor de werkzaamheden van de deskundige. Wij sturen facturen aan onze klant. In de urenstaat bij deze facturen zijn persoonsgegevens opgenomen, namelijk de naam van de deskundige en de naam en contactgegevens van de betreffende manager bij de klant. De verwerking van deze persoonsgegevens is noodzakelijk om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst van opdracht en om de facturen die uit deze overeenkomst volgen te kunnen betalen.

Klanten/leveranciers

Als een leverancier of klant een dienst van ons wil afnemen, heeft Brainnet persoonsgegevens van één of meerdere contactpersonen van deze organisatie nodig. Deze persoonsgegevens zijn noodzakelijk om bijvoorbeeld een dienstverleningsovereenkomst of inleenovereenkomst met deze organisatie te sluiten of om contact met deze organisatie te hebben over lopende zaken. Als u een leverancier of klant van ons bent, willen wij u natuurlijk goed van dienst zijn. Ook hiervoor verwerken wij uw persoonsgegevens. Wij gebruiken uw naam en (zakelijke) adresgegevens bijvoorbeeld om het contact met u te onderhouden. Daarnaast kunnen wij deze gegevens gebruiken om bijvoorbeeld vast te stellen of u uw organisatie mag vertegenwoordigen. In dat geval hebben wij ook een gerechtvaardigd belang om deze persoonsgegevens te verwerken.

Sollicitanten

Wij verwerken persoonsgegevens van sollicitanten voor functies bij Brainnet. Dit betreft de persoonsgegevens die u met ons deelt, zoals naam en adresgegevens, geboortedatum en geboorteplaats, e-mailadres, telefoonnummer, curriculum vitae (cv), opleidingsgegevens (zoals het hoogst behaalde diploma) en andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid voor een bepaalde functie, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften. Wij gaan zorgvuldig met deze persoonsgegevens om. Brainnet heeft een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van de persoonsgegevens van haar sollicitanten, omdat zij daardoor de juiste persoon kan selecteren voor de functie.

Door Brainnet ingehuurde arbeidskrachten

Wanneer Brainnet arbeidskrachten inhuurt, sluit zij daartoe een overeenkomst van opdracht met (een leverancier van) een deskundige. Daarvoor is het voor Brainnet noodzakelijk om persoonsgegevens van de deskundige te verwerken. De persoonsgegevens die wij voor het aangaan van deze overeenkomst van opdracht met u verwerken zijn onder meer uw naam en adresgegevens, nationaliteit, geslacht en een BSN en/of ID-nummer.

Nieuwsbrieven, magazines en andere berichten

Wij sturen onze klanten, leveranciers, deskundigen en andere relaties regelmatig nieuwsbrieven met daarin inhoudelijke en vakgerichte items en interviews, magazines en/of andere berichten over de laatste ontwikkelingen in de branche. Voor het versturen van onze nieuwsbrief en ons magazine gebruiken wij de naam en het e-mailadres van de personen aan wie wij deze berichten willen versturen. Wij versturen een nieuwsbrief, magazine of ander bericht aan personen van wie wij hier toestemming voor hebben gekregen. U kunt zich ook weer afmelden voor het ontvangen van dergelijke berichten.

Hoe gaan wij met uw persoonsgegevens om?

Brainnet en de aan haar gelieerde ondernemingen beschikken over een SNA certificaat (NEN 4400-1) en Brainnet is ISO 9001/14001 gecertificeerd. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en om misbruik te voorkomen. Wij zorgen ervoor dat onze systemen en het portal waarmee wij werken maximaal beveiligd zijn. Onze systemen worden constant geüpdatet. Wij vragen daarnaast veelvuldig advies van gerenommeerde marktpartijen met betrekking tot de beveiliging van onze systemen. Ook op die manier proberen wij uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen.

Datalekken lossen we op en registreren we. We melden ze ook aan de toezichthouder en aan de betrokkenen, als dat nodig is. Binnen Brainnet kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt, tenzij wij uw toestemming hebben gekregen om uw persoonsgegevens langer te mogen bewaren. Wij hanteren een bewaarbeleid waarin is vastgesteld hoe lang we gegevens bewaren. De door ons verwerkte persoonsgegevens die te maken hebben met een opdracht van een klant, bewaren wij 5 jaar na het einde van de opdracht, tenzij er voor ons redenen zijn om deze gegevens langer te bewaren. Voor fiscale gegevens hanteren wij de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Gegevens die wij van u ontvangen ten behoeve van het selectieproces voor een opdracht waar u uiteindelijk niet voor bent geselecteerd, bewaren wij tot 6 maanden nadat de selectieprocedure is geëindigd.

Wij bewaren sollicitatiegegevens voor interne functies bij Brainnet maximaal 4 weken nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd, tenzij u toestemming aan ons geeft om de gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld omdat er mogelijk op een later tijdstip een passende functie voor u vrijkomt.

Delen wij uw persoonsgegevens met derden?

Er zijn strenge regels voor het delen van persoonsgegevens met derden. We doen er alles aan om ons daar zoveel mogelijk aan te houden. Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden als we daar wettelijk toe verplicht zijn, omdat we een overeenkomst met u moeten uitvoeren of omdat we een andere dienstverlener inzetten. Zo kunnen toezichthouders en de Belastingdienst op grond van de wet gegevens bij ons opvragen. Bovendien kan de rechter ons verplichten gegevens te verstrekken. En als u bijvoorbeeld fraude pleegt, kunnen we aangifte tegen u doen.

Soms moeten we op basis van een overeenkomst uw gegevens delen met een andere partij of organisatie. Zo deelt Brainnet persoonsgegevens van deskundigen met klanten die geïnteresseerd zijn om deze deskundige op een opdracht in te zetten. Daarnaast deelt Brainnet maandelijks rapportages met kerncijfers met haar klanten.

We verstrekken uw gegevens ook aan andere partijen die we nodig hebben in het kader van onze dienstverlening. Brainnet deelt bijvoorbeeld gegevens van deskundigen met een externe partij, die in opdracht van Brainnet de identiteitsgegevens controleert van de deskundigen die op een opdracht worden ingezet. Ook voor de salarisverwerking van deskundigen die bij Brainnet in loondienst werkzaam zijn worden gegevens gedeeld met een externe partij.

Brainnet maakt daarnaast gebruik van verschillende verwerkers. Met deze verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten, waarin de verwerkers garanderen dat zij net zo zorgvuldig met uw persoonsgegevens zullen omgaan als Brainnet dat doet. Daarnaast garanderen deze verwerkers dat zij zich aan de bestaande privacyregelgeving zullen houden.

Als u dat wilt, kunnen we uw persoonsgegevens ook aan andere klanten of bedrijven doorgeven.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens in Nederland is Brainnet per 25 mei 2018 gebonden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Uw persoonsgegevens bekijken of aanpassen?

Wilt u weten welke persoonsgegevens wij van u hebben vastgelegd? U kunt bij Brainnet een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die van u zijn verwerkt. Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt of vindt u het niet nodig dat deze zijn verwerkt? Dan kunt u een verzoek tot wijziging, aanvulling of verwijdering indienen bij Brainnet. Ook heeft u het recht om bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens te maken en u heeft het recht op gegevensoverdracht.

Daarnaast heeft u recht op het intrekken van een verleende toestemming, indien dit de grondslag was voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Stuurt u ons een dergelijk verzoek, dan zullen wij u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 4 weken na ontvangst van uw verzoek informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen.

Vragen of klachten?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Brainnet kunt u bij ons terecht. U kunt een e-mail sturen naar avg@brainnet.nl of uw schriftelijke verzoeken richten aan:

Brainnet Groep
Inzageverzoek persoonsgegevens
Postbus 549
3430 AM Nieuwegein

Klachten toezichthouder

De Autoriteit Persoonsgegevens controleert of Brainnet de AVG naleeft. Indien u meent dat Brainnet zich niet aan de geldende privacywetgeving houdt, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Over dit privacystatement

De regelgeving op het gebied van privacyrecht verandert regelmatig. Ons privacybeleid is nooit helemaal klaar. We houden ons beleid up to date. Brainnet kan dit privacystatement daarom van tijd tot tijd wijzigen. Als deze wijzigingen ook voor u van belang zijn, dan attenderen wij u daarop of maken wij de wijzigingen op een opvallende manier aan u kenbaar. De meest actuele versie van ons privacystatement kunt u steeds terugvinden op [www.flexbrain.nl/privacystatement/]. Dit privacystatement is het laatst gewijzigd op 24 mei 2018.

Hier vindt u meer informatie over ons cookiestatement